CheckIN — الحضور والانصراف مع التحقق من المصدر
تطبيق جوال لإدارة الحضور والانصراف والخدمة الذاتية للموظفين، مبني مباشرةً على ERPNext وFrappe HRMS.
مشكلة الحضور والانصراف
تعتمد معظم الشركات في منطقة الخليج على إحدى ثلاث طرق لإدارة الحضور والانصراف، وجميعها تعاني من نقاط ضعف.
أجهزة البصمة عند المدخل. تكون دقيقة عند لحظة تسجيل البصمة، لكنها عديمة الفائدة فيما بعد. فالجهاز الثابت يعرف فقط من مرّ أمامه، ولا يستطيع معرفة ما إذا كان الفني المكلّف بموقع العميل قد وصل فعلاً إلى الموقع، أو ما إذا كان السائق قد بقي هناك، أو ما إذا كان أمين المستودع قد أخذ استراحة لمدة ثلاث ساعات. كما تُخزن البيانات في قاعدة بيانات خاصة تتطلب من شخص ما تصديرها وإجراء المطابقة مع نظام الرواتب كل شهر.
السجلات الورقية ورسائل المشرف عبر WhatsApp. لا تتطلب أي تكلفة للبنية التحتية، لكنها تفتقر تمامًا إلى الموثوقية. فيصبح الحضور والانصراف معتمدًا على ما يتذكره المشرف أو ما يرغب في ذكره، وتتحول نزاعات العمل الإضافي إلى جدال يعتمد على الذاكرة.
تطبيقات الحضور السحابية (SaaS) العامة. توفر واجهة استخدام حديثة، لكن بيانات الحضور تبقى في سحابة مزود الخدمة. ثم تقوم بتصدير ملفات CSV وإدخالها يدويًا إلى نظام ERP. وبمجرد أن تصبح بيانات الحضور والرواتب في نظامين مختلفين، تظهر الاختلافات بينهما، وتصبح عملية المطابقة الشهرية مهمة لا يرغب أحد في القيام بها.
تم تطوير CheckIN لسد هذه الفجوة تحديدًا. فهو ليس نظام حضور يقوم بتصدير البيانات إلى ERP، بل هو واجهة حضور تكتب البيانات مباشرةً في ERPNext، بحيث يكون السجل الذي ينشئه الموظف من هاتفه هو نفسه السجل الذي يعتمد عليه نظام الرواتب.
ما هو CheckIN؟
CheckIN هو تطبيق جوال مخصص للموظفين، يعمل بالاعتماد على بيئة ERPNext / Frappe HRMS الحالية لديك.
يقوم الموظف بفتح التطبيق، وتسجيل الدخول، ثم تسجيل الحضور. يؤدي هذا الإجراء إلى إنشاء سجل Employee Checkin في Frappe HRMS. عند معالجة الوردية، يقوم محرك الحضور التلقائي في HRMS بتحويل سجلات تسجيل الدخول والخروج إلى مستند Attendance. ويعتمد نظام الرواتب على بيانات Attendance. ولا يتم استيراد أي بيانات أو مزامنتها أو مطابقتها، إذ توجد قاعدة بيانات واحدة فقط.
وبما أن CheckIN يعمل فوق Frappe HRMS وليس بجانبه، فإن جميع الوظائف التي يوفرها HRMS متاحة بالفعل، مثل: أنواع الورديات، وقوائم العطلات، وتخصيص الإجازات، واعتماد الإجازات، وسير عمل مطالبات المصروفات، وهياكل الرواتب، واحتساب العمل الإضافي. لا يعيد CheckIN تنفيذ منطق الموارد البشرية، بل يمنح الموظفين وسيلة للوصول إلى منطق الموارد البشرية الذي تم إعداده مسبقًا.
الحضور الأساسي
تسجيل الدخول والخروج
تعتمد الشاشة الرئيسية على زر واحد فقط. يضغط الموظف عليه، فيقوم التطبيق بتسجيل الطابع الزمني، وهوية الجهاز، والموقع الجغرافي – عند تفعيل هذه الميزة – ثم يرسل السجل إلى نظام ERP.
يحمل كل سجل نوعًا (IN أو OUT) حتى يتمكن النظام من مطابقة عمليات الدخول والخروج بشكل صحيح أثناء معالجة الوردية. يدعم Frappe HRMS كلاً من الإدخالات المتناوبة والمطابقة الصارمة بناءً على نوع السجل، ويقوم CheckIN بتحديد نوع السجل بشكل صريح، وهي الطريقة الأكثر موثوقية والتي نوصي بها في جميع عمليات التنفيذ التي قد يحصل فيها الموظفون على فترات استراحة أو يقومون بتسجيل الدخول أكثر من مرتين في اليوم.
يمكن للموظف رؤية حالته الحالية في جميع الأوقات: تم تسجيل الدخول منذ الساعة 07:12، أو في استراحة، أو تم تسجيل الخروج. ولا يوجد أي غموض حول ما إذا تم تسجيل العملية.
العمل دون اتصال بالإنترنت
لا تتمتع جميع المواقع في منطقة الخليج بتغطية جيدة لشبكات البيانات المتنقلة. فالأقبية، والمستودعات، والمواقع البعيدة، والمناطق الصناعية تشهد انقطاعًا متكررًا للإشارة. ولو كان CheckIN يسجل الحضور فقط عند الاتصال بالإنترنت، لفشل في الأماكن التي تكون الحاجة إليه فيها أكبر.
يتم حفظ السجلات محليًا مع وقتها الحقيقي ووضعها في قائمة انتظار. وعند عودة الاتصال، يتم إرسال السجلات إلى نظام ERP. ويكون الوقت المسجل هو الوقت الذي ضغط فيه الموظف فعليًا، وليس وقت عودة الاتصال بالشبكة. كما يتم حفظ الموقع الجغرافي، عند تسجيله، مع السجل في وقت إنشائه للسبب نفسه.
تتبع فترات الاستراحة
الوردية ليست فترة عمل متواصلة. إذ تتخللها استراحات الصلاة، واستراحات الوجبات، وفترات الراحة النظامية، وفي العديد من العقود تؤثر طريقة احتساب فترات الاستراحة المدفوعة وغير المدفوعة بشكل مباشر على ساعات العمل المستحقة للدفع.
يقوم CheckIN بتسجيل بداية الاستراحة ونهايتها كأحداث مستقلة ضمن الوردية. والنتيجة هي وردية ذات هيكل منظم بدلاً من أن تكون مجرد وقتي بداية ونهاية.
07:00 دخول (IN)
12:15 بداية الاستراحة (BREAK START)
13:00 نهاية الاستراحة (BREAK END)
15:40 بداية الاستراحة (BREAK START)
15:55 نهاية الاستراحة (BREAK END)
18:30 خروج (OUT)ومن خلال هذا السجل، يمكن احتساب إجمالي مدة الوردية، ومدة الاستراحات، وصافي ساعات العمل الفعلية بدقة، وليس بالتقدير. وعندما يرد استفسار من قسم الرواتب بعد ثلاثة أشهر يسأل عن سبب احتساب 9.5 ساعات بدلاً من 11 ساعة، تكون الإجابة موجودة في السجل.
وتظل سياسة الاستراحات قابلة للإعداد داخل نظام ERP، مثل تحديد ما إذا كانت فترات الاستراحة تُخصم من ساعات العمل المستحقة، وما إذا كان هناك حد أقصى لمدة الاستراحة، وما إذا كان تجاوز هذا الحد يؤدي إلى وضع علامة على الوردية لمراجعتها من قبل المشرف.
العمل في مواقع متعددة والتحديد الجغرافي (Geofencing)
تُعد هذه الميزة أكثر ما يميز CheckIN عن أجهزة البصمة التقليدية المثبتة عند المداخل، وهي الأكثر ملاءمة لشركات المقاولات، وإدارة المرافق، والخدمات الأمنية، والخدمات اللوجستية، وأعمال الصيانة الميدانية.
تعريف المواقع
تُعرّف المواقع كبيانات رئيسية داخل نظام ERP، وليست كإعدادات مخفية داخل التطبيق. يحتوي كل موقع على اسم، وإحداثيات جغرافية، ونطاق (Radius) يحدد المنطقة المسموح بها. وتُخصص المواقع الكبيرة بنطاق أوسع، بينما تُخصص المواقع الصغيرة، مثل منافذ البيع، بنطاق أصغر.
بعد ذلك، يتم تعيين كل موظف إلى موقع واحد أو عدة مواقع. فالفني الذي يغطي أربعة مبانٍ يتم تعيينه لجميع تلك المواقع، والمشرف المسؤول عن منطقة كاملة يتم تعيينه لجميع مواقعها، بينما يتم تعيين أمين الصندوق إلى موقع واحد فقط.
تتم إدارة تعيين المواقع مركزيًا من قبل قسم الموارد البشرية أو قسم العمليات. ولا يُسمح للموظفين بإضافة مواقع لأنفسهم، لأن الغرض الأساسي هو أن يتم تحديد حدود الموقع من قبل جهة أخرى غير الشخص الذي يتم قياس حضوره.
التحقق من تسجيل الحضور
عند قيام الموظف بتسجيل الحضور، يقارن التطبيق الموقع الجغرافي الذي تم التقاطه بالمواقع المخصصة له. ويعتمد الإجراء المتخذ عند وجود اختلاف على سياسة المؤسسة، ومن الخيارات المتاحة:
المنع (Block): يتم رفض تسجيل الحضور إذا كان الموظف خارج الموقع المسموح به. ويُعد هذا الخيار مناسبًا للوظائف التي تتطلب التواجد في موقع ثابت.
التنبيه والتسجيل (Warn and Record): يتم تسجيل الحضور، ولكن يتم وضع علامة عليه لمراجعته لاحقًا. ويُناسب هذا الخيار المؤسسات التي تحدث فيها استثناءات فعلية بشكل متكرر.
التسجيل فقط (Record Silently): يتم حفظ الموقع لأغراض التقارير فقط دون تطبيق أي إجراء.
تبدأ معظم المؤسسات بخيار التنبيه والتسجيل، ثم تنتقل لاحقًا إلى تشديد الضوابط بعد تحليل البيانات ومعرفة الحالات الاستثنائية الفعلية. ففرض القيود منذ البداية دون معرفة أنماط الاستثناءات يؤدي غالبًا إلى كثرة الاعتراضات من المشرفين.
وعند تعيين الموظف لأكثر من موقع، يقوم النظام بتسجيل الموقع الذي تم تسجيل الحضور فيه. ويحوّل هذا الحقل البسيط بيانات الحضور إلى بيانات تشغيلية، مثل عدد ساعات العمل لكل موقع، ومستوى التغطية لكل موقع، والتكلفة حسب الموقع. وبالنسبة لشركات المقاولات التي تقوم بالفوترة حسب الموقع، فإن هذه البيانات توفر معلومات دقيقة يمكن الاعتماد عليها عند إعداد الفواتير.
الاكتشاف الاختياري لمغادرة النطاق الجغرافي (Geofence Exit Detection)
تُعد هذه الميزة اختيارية، وهي معطلة افتراضيًا. ويُعد ذلك قرارًا تصميميًا مقصودًا وليس قيدًا في النظام.
عند تفعيلها، يقوم التطبيق بمراقبة بقاء الموظف داخل النطاق الجغرافي للموقع الذي سجل الحضور فيه. وإذا غادر الموظف الموقع ولم يعد خلال فترة السماح المحددة، يمكن للتطبيق تسجيل عملية خروج (OUT) تلقائيًا في وقت مغادرته.
مزايا هذه الميزة:
تساعد على منع احتساب ساعات عمل لموظفين غادروا الموقع دون تسجيل الخروج، سواء كان ذلك عن قصد أو نتيجة النسيان. وفي الوظائف التي يعتمد تقييمها على التواجد الفعلي في الموقع، يمثل ذلك توفيرًا مهمًا في التكاليف.
الجوانب التي يجب مراعاتها:
قبل تفعيل هذه الميزة، يتم توضيح بعض النقاط للعميل، حيث إن المراقبة المستمرة للموقع قد تُعد تدخلاً في الخصوصية، كما تستهلك بطارية الجهاز، وقد تسبب قلقًا لدى الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، قد تؤدي إلى تسجيل حالات غير صحيحة، مثل مغادرة الفني للموقع مؤقتًا لإحضار قطعة غيار، أو خروج السائق لمهمة قصيرة، أو حدوث خطأ في تحديد الموقع الجغرافي.
لذلك، تم تصميم هذه الميزة بحيث يمكن للمؤسسة التحكم الكامل في تفعيلها، مع إمكانية تحديد فترة السماح المناسبة، ويوصى بتطبيقها على ثلاث مراحل:
تفعيلها في وضع التقارير فقط، بحيث يتم تسجيل عمليات الخروج التلقائي (Auto-OUT) كمقترحات دون تطبيقها.
مراجعة البيانات لمدة شهر كامل، وضبط فترة السماح ونطاقات المواقع وفقًا للحالات الفعلية، حيث تكون معظم الأخطاء ناتجة عن تحديد نطاقات جغرافية صغيرة جدًا، وليس بسبب سلوك الموظفين.
تفعيل التطبيق الإلزامي فقط للوظائف التي تتطلب ذلك فعليًا، مع إبلاغ الموظفين بشكل واضح بأن الميزة أصبحت مفعلة.
إن نظام الحضور الذي يشعر الموظفون بأنه غير عادل يؤدي إلى تسجيل بيانات حضور غير دقيقة. ولذلك فإن الشفافية ليست مجرد إجراء شكلي، بل هي الأساس للحصول على بيانات موثوقة.
الخدمة الذاتية للموظف
الموظفون الذين يحتاجون إلى تقديم مطالبات المصروفات وطلبات الإجازات هم أنفسهم الذين يستخدمون التطبيق يوميًا لتسجيل الحضور والانصراف. ولذلك، فإن توفير هذه الخدمات داخل التطبيق نفسه يلغي الحاجة إلى النماذج الورقية.
تقديم مطالبات المصروفات
يمكن للموظفين إنشاء مطالبة مصروفات مباشرةً من خلال الهاتف المحمول، مع إرفاق صورة للإيصال.
تتضمن المطالبة:
نوع المصروف.
المبلغ.
التاريخ.
المشروع أو مركز التكلفة (عند الحاجة).
الوصف.
تتحول المطالبة إلى مستند Expense Claim القياسي داخل ERPNext، وتدخل مباشرةً في مسار الاعتماد الذي تم إعداده مسبقًا. ويمكن للمسؤولين اعتمادها من خلال ERPNext أو من خلال التطبيق الخاص بهم. وبعد الموافقة، تنتقل المطالبة إلى قسم المحاسبة وإجراءات السداد بنفس الطريقة التي تتم بها معالجة أي مطالبة مصروفات يتم إنشاؤها من داخل النظام.
ولا توجد حاجة إلى صندوق بريد منفصل للمصروفات، أو سلسلة رسائل بريد إلكتروني، أو جداول بيانات لمطابقة التعويضات مع الإيصالات في نهاية الشهر. إذ يتم إرفاق صورة الإيصال بالمستند المحاسبي منذ لحظة التقاطها، وهي اللحظة التي يكون فيها الإيصال متوفرًا على الأرجح.
طلبات الإجازات
يعرض التطبيق أرصدة الإجازات الحالية حسب نوع الإجازة، ويتم جلبها مباشرةً من بيانات تخصيص الإجازات في HRMS، ثم يتيح للموظف تقديم طلب الإجازة بناءً عليها.
وبما أن أرصدة الإجازات يتم عرضها مباشرةً من نظام ERP وليس اعتمادًا على ذاكرة الموظف، فإن معظم الطلبات غير الصحيحة لا يتم تقديمها من الأساس. كما تستمر جميع عمليات التحقق الموجودة في HRMS بالتطبيق، بما في ذلك حدود التخصيص، وقوائم العطلات، والفترات المحظورة، والتحقق من تداخل الإجازات. ويتم إرسال الطلب إلى المسؤول المعتمد المحدد في ERP.
كما يمكن للموظف متابعة حالة كل طلب، سواء كان قيد الانتظار أو معتمدًا أو مرفوضًا، دون الحاجة إلى الاستفسار من أي شخص.
سجل الحضور والانصراف
يمكن للموظفين الاطلاع على سجلات حضورهم الخاصة، والتي تتضمن تواريخ الحضور، وأوقات تسجيل الدخول والخروج، ومدد الاستراحات، وصافي ساعات العمل، وحالة الحضور.
ويؤدي ذلك دورًا أكبر مما يبدو عليه. فمعظم الخلافات المتعلقة بالحضور لا تنتج عن التلاعب، وإنما تحدث عندما يكتشف أحد الأطراف، بعد عدة أسابيع، أن السجل يختلف عما يتذكره، دون وجود وسيلة للتحقق في وقت حدوث الواقعة. وعندما يتمكن الموظف من الاطلاع على سجله يوميًا، تظهر أي اختلافات خلال يوم واحد من وقوعها، بينما تكون الوقائع لا تزال قابلة للتحقق. ونتيجة لذلك تصبح معالجة الرواتب في نهاية الشهر أكثر سلاسة.
المصادقة (Authentication)
تعتمد موثوقية بيانات الحضور على موثوقية هوية الشخص الذي يقوم بتسجيلها. ولذلك يدعم CheckIN عدة طرق للمصادقة، بحيث يتناسب مستوى الأمان مع طبيعة كل وظيفة.
رمز الاستجابة السريعة (QR Code)
يوفر سرعة في التسجيل الأولي وسهولة في الاستخدام اليومي. ويمكن أن يحتوي رمز QR على رمز تسجيل، حيث يقوم الموظف بمسحه ضوئيًا لربط الجهاز بسجل الموظف في ERP دون الحاجة إلى إدخال بيانات الدخول.
كما يمكن استخدام رموز QR المثبتة في مواقع العمل كوسيلة للتحقق من التواجد الفعلي، حيث يجب على الموظف التواجد في الموقع لمسح الرمز الموجود فيه.
ويعد هذا الخيار مناسبًا للقوى العاملة الكبيرة، حيث يمثل إدخال أسماء المستخدمين على الهاتف عبئًا، وكذلك للموظفين الذين لا يفضلون استخدام الواجهات التي تعتمد على إدخال النصوص.
اسم المستخدم وكلمة المرور
وهي الطريقة الأساسية للمصادقة. وتكون بيانات الدخول هي نفس بيانات مستخدم ERPNext، وبذلك تتم إدارة حسابات المستخدمين من مكان واحد. فعند تعطيل حساب الموظف في ERPNext، لن يتمكن من تسجيل الحضور مباشرةً، دون الحاجة إلى تعطيل حسابه في نظام آخر.
المصادقة متعددة العوامل (Multi-Factor Authentication)
بالنسبة للوظائف التي قد يترتب على مشاركة كلمة المرور أو سرقتها آثار كبيرة، مثل المشرفين الذين يعتمدون حضور الموظفين الآخرين، أو موظفي الرواتب، أو مسؤولي النظام، تضيف المصادقة متعددة العوامل طبقة حماية إضافية عند تسجيل الدخول.
ربط الجهاز (Device Binding)
يمكن ربط تطبيق CheckIN بجهاز محدد لموظف معين. وفي هذه الحالة، يتم رفض أو وضع علامة على أي عملية حضور يتم تنفيذها من جهاز غير معتمد، وذلك وفقًا لسياسة المؤسسة.
ويساعد ذلك في منع أكثر حالات إساءة الاستخدام شيوعًا، وهي قيام الموظف بمشاركة بيانات الدخول مع زميل آخر ليقوم بتسجيل حضوره من هاتف مختلف.
المصادقة الحيوية النشطة (Active Biometric Authentication)
يمكن تجاوز مطابقة الوجه التقليدية باستخدام صورة ثابتة. أما المصادقة الحيوية النشطة (التحقق من الحيوية)، فتتطلب من الشخص الموجود أمام الكاميرا الاستجابة لتعليمات مباشرة في الوقت الحقيقي، لإثبات أن الشخص الحقيقي موجود أمام الكاميرا، وليس صورة أو مقطع فيديو معاد تشغيله.
يدعم CheckIN التحقق الحيوي النشط عند تسجيل الحضور للوظائف التي تتطلب التأكد الفعلي من وجود الموظف. فهو يجيب عن سؤال لا تستطيع كلمة المرور الإجابة عنه، وهو: ليس فقط هل قام شخص يمتلك بيانات الدخول بتسجيل الحضور، بل هل كان هذا الشخص نفسه حاضرًا بالفعل؟
وهناك نقطتان يتم توضيحهما دائمًا للعملاء:
أولًا، تُعد البيانات الحيوية بيانات شخصية، ويخضع استخدامها لمتطلبات قانونية تختلف من دولة إلى أخرى، لذلك يجب أن يكون هناك غرض واضح لجمعها، وفترة محددة للاحتفاظ بها، وإشعار للموظفين بذلك.
ثانيًا، ينبغي أن تكون البيانات الحيوية عاملًا من عوامل التحقق، وليست العامل الوحيد. فقد تتعطل الكاميرات، أو تتغير ملامح الوجه، أو تكون ظروف الإضاءة في مواقع العمل، مثل مواقع الإنشاءات في الساعة الخامسة والنصف صباحًا، غير مناسبة. ولذلك يجب دائمًا توفير وسيلة بديلة يشرف عليها المسؤولون، حتى لا يُحرم الموظفون من تسجيل حضورهم بسبب مشكلة تقنية.
لماذا يعتبر البناء على ERPNext مهمًا؟
كان من الأسهل تطوير CheckIN كمنتج مستقل يمتلك قاعدة بيانات خاصة به مع موصل للتكامل مع ERPNext، لكننا لم نتبع هذا النهج لأسباب تظهر أهميتها بعد مرور فترة من الاستخدام، وليس في اليوم الأول.
مصدر واحد للبيانات
تشكل بيانات الحضور، والإجازات، والمصروفات، والرواتب مجموعة بيانات واحدة. ولا توجد عمليات مزامنة قد تتوقف دون ملاحظة، أو تقارير مطابقة، أو اختلافات يتم اكتشافها في نهاية السنة.
تطبيق إعداداتك الحالية
تظل جميع الإعدادات الموجودة في ERP، مثل أنواع الورديات، وقوائم العطلات، وسياسات الإجازات، وتسلسل الاعتمادات، ومراكز التكلفة، وهياكل الرواتب، سارية كما هي. ويستخدم CheckIN هذه الإعدادات مباشرةً، دون الحاجة إلى إعداد سياسات الموارد البشرية مرتين في نظامين مختلفين، أو المحافظة على تطابقهما باستمرار.
بياناتك تبقى ملكًا لك
سواء تم استضافة النظام داخل منشأتك أو على البنية السحابية الخاصة بك، فإن البيانات تبقى محفوظة على البنية التحتية التي تتحكم بها، وفي قاعدة بيانات يمكنك الوصول إليها والاستعلام منها. ولا تصبح سجلات الحضور مرتبطة باشتراك في خدمة خارجية.
قابلية التوسع بفضل Frappe
يمكن تنفيذ الحقول المخصصة، وعمليات التحقق المخصصة، والتقارير المخصصة، ومنطق الاعتماد المخصص باستخدام أدوات تطوير Frappe القياسية، دون الحاجة إلى انتظار إضافتها من قبل مزود النظام. وقد تطلب كل مشروع قمنا بتنفيذه تقريبًا قاعدة خاصة بالعميل، وكان تنفيذها في Frappe يستغرق أيامًا بدلاً من انتظار دورات إصدار جديدة.
قابلية التدقيق والمراجعة (Auditable)
يوفر نظام Frappe خاصية تتبع إصدارات المستندات، بحيث يحتفظ كل سجل حضور بسجل كامل لتاريخه، يشمل من قام بإنشائه، ومن قام بتعديله، ومتى تم ذلك، وما هي التعديلات التي أُجريت. وفي حالات نزاعات العمل أو عمليات التدقيق، يُعد هذا السجل المرجع الأساسي.
نظرة عامة على البنية (Architecture at a Glance)
تطبيق الجوال (الموظف)
│
│ واجهة API موثقة + قائمة انتظار للعمل دون اتصال
▼
نظام Frappe / ERPNext
│
├── Employee Checkin ← سجلات الدخول والخروج والاستراحة مع الموقع والموقع الوظيفي
├── Shift Type ← قواعد مطابقة السجلات والحضور التلقائي وحدود الاحتساب
├── Attendance ← يتم إنشاؤه تلقائيًا ويُستخدم في نظام الرواتب
├── Expense Claim ← مطالبات المصروفات المقدمة من الموظف وفق مسار الاعتماد الحالي
├── Leave Application ← طلبات الإجازة المقدمة من الموظف وفق مسار الاعتماد الحالي
└── Site / Assignment ← إحداثيات الموقع، النطاق الجغرافي، وربط الموظفين بالمواقعتُحفظ السجلات الأصلية كما هي ولا يمكن تعديلها. ويتم إنشاء سجل Attendance استنادًا إلى هذه السجلات، بينما يعتمد نظام الرواتب على بيانات الحضور الناتجة. وإذا تم تعديل قواعد الورديات، تبقى السجلات الأصلية محفوظة ويمكن إعادة معالجة بيانات الحضور بناءً عليها، وهو ما يتيح إعادة احتساب ساعات العمل الإضافية عند تعديل السياسات.
الفئات المستهدفة
شركات المقاولات وإدارة المرافق
القوى العاملة الموزعة على عدة مواقع عمل، حيث يجب احتساب ساعات العمل لكل موقع لدعم عمليات الفوترة.
شركات الأمن وتوريد القوى العاملة
الوظائف التي تتطلب التواجد الفعلي في مواقع ثابتة، والتي يترتب على أي نقص في التغطية غرامات أو التزامات تعاقدية.
قطاع الخدمات اللوجستية والخدمات الميدانية
الموظفون المتنقلون الذين لا يمرون عبر أجهزة حضور ثابتة، مع الحاجة إلى تتبع فترات الاستراحة للامتثال لمتطلبات ساعات القيادة والعمل.
سلاسل متاجر التجزئة
المنشآت التي تضم عدة فروع وتعتمد على الورديات، مع إمكانية انتقال الموظفين بين الفروع، ودون الحاجة إلى تركيب أجهزة بصمة في كل فرع.
أي جهة تستخدم ERPNext مع HRMS
المؤسسات التي تستخدم ERPNext وHRMS بالفعل، حيث تكون جميع إعدادات الرواتب جاهزة، ويكون العنصر الوحيد المطلوب هو توفير بيانات حضور دقيقة وموثوقة.
النشر (Deployment)
يتم تثبيت CheckIN كتطبيق Frappe على بيئة ERPNext الحالية.
وتتضمن عملية التنفيذ النموذجية ما يلي:
التثبيت والإعداد
تثبيت التطبيق على بيئة Frappe Bench، وتعريف المواقع مع إحداثياتها ونطاقاتها الجغرافية، وربط الموظفين بالمواقع المناسبة.
مواءمة الورديات
مراجعة أنواع الورديات لضمان أن يقوم نظام الحضور التلقائي بإنتاج نتائج صحيحة اعتمادًا على سجلات CheckIN. وتمثل هذه المرحلة الجزء الأكبر من أعمال الإعداد، إذ إن أي خطأ فيها قد تكون له آثار كبيرة.
التشغيل التجريبي
تشغيل النظام في قسم واحد أو موقع واحد، مع تعطيل فرض النطاق الجغرافي، لمدة تتراوح بين أسبوعين وأربعة أسابيع. ويهدف التشغيل التجريبي إلى اكتشاف الحالات الاستثنائية، وليس فقط التأكد من عمل النظام.
الضبط والتحسين
تعديل نطاقات المواقع، وفترات السماح، وسياسات الاستراحة، وآلية فرض التحقق، استنادًا إلى نتائج التشغيل التجريبي.
التطبيق الكامل
إدراج بقية الموظفين في النظام، مع استخدام التسجيل بواسطة QR Code لتسهيل عملية الانضمام.
التحول إلى نظام الرواتب
اعتماد بيانات الحضور في نظام الرواتب، مع تشغيل دورة رواتب واحدة بالتوازي مع النظام السابق قبل إيقافه نهائيًا.
نوصي بعدم تفعيل جميع الميزات منذ اليوم الأول. فمن الأفضل البدء بتسجيل الحضور والانصراف، ثم إضافة إدارة الاستراحات، ثم النطاق الجغرافي، ثم المصادقة الحيوية، وذلك بعد التأكد من دقة البيانات في كل مرحلة.
تواصل معنا
تم تطوير CheckIN ودعمه بواسطة ERPGulf. نحن نقدم خدمات تنفيذ ودعم Frappe/ERPNext في جميع أنحاء منطقة الخليج، بما في ذلك الامتثال لمتطلبات ZATCA للفوترة الإلكترونية، وتكاملات POS، وتطوير حلول مخصصة للموارد البشرية والرواتب.
إذا كنتم تستخدمون ERPNext بالفعل، فإن CheckIN يحتاج فقط إلى تثبيت التطبيق وإجراء الإعدادات اللازمة. وإذا لم تكونوا تستخدمون ERPNext بعد، فيمكننا مناقشة الحلين معًا.
للتواصل:
ERPGulf
