1. الملخص التنفيذي
توضح هذه الوثيقة كيفية دمج منصتي مقيم (Muqeem) ومدد (Mudad) مع نظام ERPNext بهدف أتمتة اثنتين من أكثر المهام المتعلقة بالامتثال التنظيمي استهلاكًا للوقت لدى أصحاب العمل في المملكة العربية السعودية، وهما إدارة وثائق إقامة الموظفين الوافدين من خلال مقيم، وإدارة وصرف الرواتب عبر منصة مدد المتوافقة مع نظام حماية الأجور (WPS).
تم تطوير هذا التكامل بشكل أصلي داخل نظام ERPNext بواسطة ERPGulf، المتخصص في حلول ERPNext بمنطقة الخليج. ويتم توفير جميع الوظائف الموضحة في هذه الوثيقة داخل بيئة ERPNext الخاصة بالمنشأة، مع ربطها مباشرةً ببيانات الموارد البشرية، والموظفين، والرواتب، دون الحاجة إلى استخدام أو ترخيص أو إدارة منصة موارد بشرية مستقلة.
ومن الناحية العملية، سيتمكن فريقا الموارد البشرية والمالية من إصدار وتجديد الإقامات، وإدارة تأشيرات الخروج والعودة والخروج النهائي، وتحديث بيانات جوازات السفر، بالإضافة إلى تحويل الرواتب إلى الموظفين عبر القنوات البنكية لمنصة مدد، وذلك مباشرةً من داخل ERPNext دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى البوابات الحكومية أو البنكية لإجراء العمليات اليومية.
2. ما الذي يوفره هذا التكامل؟
على مستوى عام، يغطي هذا التكامل مجالين رئيسيين ومتكاملين من متطلبات الامتثال في المملكة العربية السعودية:
تكامل منصة مقيم (Muqeem): لإدارة جميع الخدمات المتعلقة بالإقامة، والتأشيرات، وبيانات جوازات السفر للموظفين الوافدين.
تكامل منصة مدد (Mudad): لإدارة عمليات تحويل الرواتب والامتثال لمتطلبات نظام حماية الأجور (WPS)، بما يضمن تنفيذ عمليات الرواتب وفق الأنظمة واللوائح المعتمدة في المملكة.
3. منصة مقيم (Muqeem) – إدارة الإقامة والهجرة
تُعد منصة مقيم (Muqeem) البوابة الرقمية التابعة للمديرية العامة للجوازات (الجوازات)، والتي تُمكّن أصحاب العمل من تنفيذ معاملات الإقامة ووثائق السفر الخاصة بالموظفين الوافدين إلكترونيًا، دون الحاجة إلى مراجعة الجهات الحكومية حضوريًا.
ومن خلال تكاملها مع نظام ERPNext، يتم تنفيذ جميع المعاملات مباشرةً من سجل الموظف، مع تحديث حالة المعاملة والبيانات الحكومية تلقائيًا داخل النظام.
3.1 ما الذي سيتمكن فريق العمل من القيام به؟
من خلال ERPNext، سيتمكن المستخدمون المخولون من تنفيذ الخدمات التالية عبر منصة مقيم:
إصدار الإقامة (Iqama).
تجديد الإقامة.
نقل الإقامة.
إصدار، وإلغاء، وتمديد، وإعادة طباعة تأشيرة الخروج والعودة.
إصدار وإلغاء تأشيرة الخروج النهائي.
تمديد صلاحية جواز السفر.
تجديد جواز السفر.
يتم تسجيل جميع العمليات المنجزة ضمن سجل الموظف، كما يتم تحديث حالة المستندات تلقائيًا (سارية، على وشك الانتهاء، أو منتهية)، مما يتيح للإدارة متابعة الامتثال النظامي للموظفين بشكل لحظي.
3.2 آلية العمل داخل ERPNext
سيتم توفير وظائف منصة مقيم من خلال وحدتي الموظفين والموارد البشرية في ERPNext، بحيث يتم تنظيم كل نوع من المستندات في شاشة مستقلة تسهل إدارتها.
إدارة الإقامة: إصدار، وتجديد، ونقل، أو تسجيل إقامة قائمة، مع استيراد رقم الإقامة، ورقم جواز السفر، وتاريخ انتهاء الجواز مباشرةً من ملف الموظف، وتحديثها تلقائيًا عند حدوث أي تغيير.
تأشيرات الخروج والعودة: إصدار، وإلغاء، وتمديد، وإعادة طباعة التأشيرات، مع الاحتفاظ بمدة التأشيرة السابقة والجديدة لأغراض التدقيق والمراجعة.
تأشيرات الخروج النهائي: إصدار وإلغاء التأشيرات، مع ربطها بإجراءات إنهاء خدمة الموظف.
إدارة جوازات السفر: تمديد وتجديد جوازات السفر مع ضمان تطابق بيانات الموظف في ERPNext مع البيانات الحكومية.
كما يمكن رفع المستندات الداعمة، مثل نسخة PDF من الإقامة، وربطها بسجل الموظف. وبعد اكتمال أي معاملة ووصولها إلى حالة "مكتملة"، يتم قفل السجل للحفاظ على سجل تدقيق دقيق وغير قابل للتعديل.
3.3 آلية التكامل الفني
توفر منصة مقيم واجهات برمجة تطبيقات (API) رسمية ومنظمة عبر قنوات التكامل المعتمدة من شركة علم (Elm)، مثل Rabet أو Integrator.
يقوم فريق ERPGulf بتطوير موصل تكامل مباشر (Server-to-Server) داخل ERPNext، بحيث يتم عند إرسال أي معاملة من قبل موظف الموارد البشرية استدعاء واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بمنصة مقيم باستخدام بيانات الاشتراك الرسمية الخاصة بالمنشأة، ثم تتم معالجة الطلب واسترجاع البيانات الحكومية المحدثة تلقائيًا إلى ERPNext.
وبفضل هذا التكامل المباشر، لا يحتاج المستخدمون إلى إعادة إدخال البيانات يدويًا بين الأنظمة أو استخدام بوابة حكومية منفصلة لإدارة العمليات اليومية، مما يرفع مستوى الكفاءة ويقلل الأخطاء التشغيلية.
3.4 التنبيهات، الصلاحيات، والتقارير
تنبيهات انتهاء الصلاحية: إرسال إشعارات تلقائية عبر البريد الإلكتروني قبل انتهاء صلاحية الإقامة بعدد أيام يمكن تحديده، لضمان عدم تفويت مواعيد التجديد.
الصلاحيات المعتمدة على الأدوار (Role-Based Access): إمكانية تعيين صلاحيات مختلفة لمستخدمي مقيم، مثل صلاحية الوصول الكامل أو صلاحية العرض فقط، بحيث يمكن لبعض المستخدمين تنفيذ المعاملات، بينما يقتصر دور الآخرين على الاطلاع عليها.
سجل العمليات والتدقيق (Audit Log): يتم تسجيل وتتبع جميع المعاملات المرسلة إلى منصة مقيم، مع إمكانية مراجعتها في أي وقت لأغراض التدقيق والامتثال.
التقارير: يمكن استخدام بيانات الإقامة (Iqama) داخل أداة إنشاء التقارير في ERPNext لإعداد تقارير مخصصة لمتابعة الامتثال، وصلاحية الإقامات، وتواريخ الانتهاء.
4. منصة مدد (Mudad) – إدارة الرواتب ونظام حماية الأجور (WPS)
تُعد منصة مدد (Mudad) المنصة المركزية لإدارة الرواتب ونظام حماية الأجور (WPS)، والتي تشرف عليها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية (MHRSD) والبنك المركزي السعودي (SAMA).
وتهدف المنصة إلى ضمان صرف رواتب الموظفين بالمبالغ الصحيحة وفي الوقت المحدد، عبر القنوات البنكية المعتمدة، مع رصد أي حالات تأخير أو نقص في الرواتب باعتبارها مخالفات لأنظمة الامتثال. كما تعمل مدد كمركز موحد يربط أصحاب العمل بعدد متزايد من البنوك السعودية المعتمدة.
ويُعد الالتزام بإرسال ملفات نظام حماية الأجور (WPS) إلزاميًا لجميع منشآت القطاع الخاص في المملكة العربية السعودية، بغض النظر عن حجم المنشأة.
4.1 ما الذي سيتمكن فريق العمل من القيام به؟
من خلال ERPNext، سيتمكن المستخدمون من:
تسجيل المنشأة والاشتراك في منصة مدد مباشرةً من داخل النظام.
إرسال دفعات الرواتب المعتمدة (Payroll Batch) إلى منصة مدد لتنفيذ عملية الصرف.
تحديد تاريخ تحويل الرواتب وإرسالها عبر القناة البنكية المعتمدة.
متابعة حالة كل دفعة رواتب تم إرسالها، مع إمكانية تحميل تفاصيل الدفعة لأغراض المطابقة والتسوية.
إلغاء معاملة مدد بعد إرسالها عند الحاجة.
ويُلغي هذا التكامل الحاجة إلى الإجراءات اليدوية المتمثلة في تصدير ملف Salary Information File (SIF) من نظام الرواتب ورفعه يدويًا إلى بوابة مدد كل شهر.
4.2 آلية العمل داخل ERPNext
تستمر عمليات احتساب الرواتب واعتمادها داخل ERPNext كما هي دون أي تغيير.
وبمجرد اعتماد دفعة الرواتب وإقفالها، يمكن للمستخدم إرسالها مباشرةً إلى منصة مدد من شاشة دفعة الرواتب، مع تحديد تاريخ التحويل المطلوب.
يقوم ERPNext بتجهيز بيانات الدفعة وإرسالها عبر القناة البنكية المعتمدة، بينما يتولى البنك تنفيذ عملية تحويل الرواتب وإرسال ملف WPS الرسمي إلى منصة مدد في الخلفية.
كما يمكن للمستخدمين متابعة حالة الدفعة وسجل العمليات مباشرةً داخل ERPNext، بالإضافة إلى تصدير تفاصيل الدفعة لاستخدامها في عمليات المطابقة والتسوية.
4.3 آلية التكامل الفني
لا توفر منصة مدد واجهة برمجة تطبيقات (API) مفتوحة يمكن لأنظمة الجهات الخارجية استخدامها مباشرةً.
ولذلك يتم تنفيذ التكامل من خلال القنوات البنكية المعتمدة (Auto-WPS)، مثل ANB وSAB وغيرها من البنوك الشريكة.
وتتم العملية وفق الخطوات التالية:
يتم احتساب الرواتب واعتمادها وإقفالها داخل ERPNext.
بدلاً من تنزيل ملف SIF ورفعه يدويًا إلى منصة مدد، يقوم ERPNext بإرسال دفعة الرواتب مباشرةً إلى البنك المعتمد الخاص بالمنشأة، مع ربطها بالرقم الموحد للمنشأة.
يقوم البنك بتنفيذ تحويل الرواتب إلى الموظفين.
بعد ذلك، يرسل البنك تلقائيًا ملف نظام حماية الأجور (WPS) الرسمي إلى منصة مدد دون أي تدخل يدوي.
4.4 المتطلبات التشغيلية
لضمان نجاح إرسال بيانات نظام حماية الأجور (WPS)، يجب استيفاء الشرطين التاليين، وقد تم تضمينهما ضمن إجراءات العمل في النظام:
مطابقة أسماء الموظفين: يجب أن تتطابق أسماء الموظفين بين ERPNext، ومنصة مدد، وسجلات البنك، وبيانات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI)، حيث تُعد اختلافات الأسماء من أكثر الأسباب شيوعًا لفشل عمليات تحويل الرواتب، ويتم التحقق منها قبل إرسال الدفعات.
تحديد تاريخ التحويل: يجب أن يكون تاريخ تحويل الرواتب هو يوم العمل التالي أو أي تاريخ لاحق، لضمان معالجة أوامر الدفع بشكل صحيح عبر القنوات البنكية المعتمدة.
5. لماذا يتم تنفيذ هذا التكامل داخل ERPNext؟
يتم تشغيل تكاملي مقيم (Muqeem) ومدد (Mudad) بالكامل داخل بيئة ERPNext الخاصة بالمنشأة، ويتم تطويرهما ودعمهما بواسطة ERPGulf، المتخصص في حلول ERPNext في المملكة العربية السعودية. ويوفر هذا النهج العديد من المزايا مقارنةً باستخدام منصة مستقلة لإدارة الموارد البشرية، ومن أبرزها:
مصدر موحد للبيانات (Single Source of Truth): تعتمد منصتا مقيم ومدد على نفس بيانات الموظفين والرواتب المخزنة في ERPNext، مما يلغي الحاجة إلى إدارة أو مزامنة البيانات بين نظامين مختلفين.
عدم الحاجة إلى منصة موارد بشرية إضافية: يتم توفير جميع إمكانيات التكامل ضمن نظام ERPNext نفسه، دون الحاجة إلى الاشتراك في حلول خارجية أو منصات موارد بشرية مستقلة.
التوافق مع متطلبات الامتثال في المملكة: يعمل التكامل جنبًا إلى جنب مع المزايا الأخرى التي يدعمها ERPNext في المملكة العربية السعودية، مثل الفوترة الإلكترونية (ZATCA) والتكامل مع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI).
سجل تدقيق متكامل: يتم تسجيل جميع العمليات الحكومية وعمليات الرواتب داخل سجلات ERPNext، مما يسهل عمليات التدقيق والمراجعة والمطابقة.
قابلية التوسع والتطوير: بفضل الطبيعة المفتوحة لنظام ERPNext والدعم المحلي المقدم من ERPGulf، يمكن تطوير وتحديث موصلات التكامل بما يتوافق مع أي تغييرات مستقبلية في متطلبات مقيم أو مدد أو البنوك الشريكة.
6. المتطلبات المسبقة والخطوات التالية
للبدء في تنفيذ التكامل، يجب توفير المتطلبات التالية من جانب العميل:
اشتراك فعال في منصة مقيم (Muqeem) مع تفعيل خدمة التكامل عبر واجهات برمجة التطبيقات (API)، مثل Elm Rabet أو Elm Integrator، وتوفير بيانات الاعتماد الخاصة بها.
اشتراك فعال في منصة مدد (Mudad)، بالإضافة إلى حساب شركات لدى أحد البنوك الشريكة التي تدعم خدمة Auto-WPS.
بيانات المنشأة، وتشمل:
رقم السجل التجاري (CRN).
الرقم الموحد للمنشأة / الرقم الموحد الصادر من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
بيانات الشخص المفوض لاعتماد عمليات منصة مدد.
التأكد من اكتمال وتطابق بيانات الموظفين داخل ERPNext، بما في ذلك:
أسماء الموظفين.
أرقام الإقامة.
بيانات جوازات السفر.
أرقام الحسابات البنكية (IBAN).
بيانات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI).
بعد اعتماد المشروع، سيقوم فريق ERPGulf بإعداد نطاق العمل الخاص بموصلات التكامل، وتهيئة وحدات ERPNext، وترحيل ومطابقة بيانات الموظفين، وإجراء مرحلة تشغيل تجريبية (Pilot) قبل الإطلاق الرسمي للنظام.
وسيتم بعد ذلك تقديم خطة تنفيذ تفصيلية تتضمن مراحل المشروع، والجدول الزمني، والتكلفة التجارية الخاصة بالتنفيذ.
ملاحظة: تعتمد إمكانيات التكامل وآلية الاتصال على السياسات والمتطلبات الحالية الخاصة بمنصتي مقيم ومدد والبنوك الشريكة، والتي قد يتم تحديثها من قبل الجهات المختصة. وسيتم اعتماد النطاق النهائي للمشروع وفقًا للمتطلبات السارية وقت التنفيذ.
